Checklist AI Act para PYMEs: Cumplimiento práctico ante el nuevo reglamento europeo
Guía paso a paso para adaptar tu negocio al Reglamento Europeo de IA (AI Act) desde agosto 2026: inventario de sistemas, transparencia obligatoria y documentación básica sin necesidad de abogado para empezar.
Por Martin Reche ·
Martin Reche · Sistemas de conversión con IA para negocios
Hemos construido sistemas de conversión para más de 50 negocios: desde el anuncio en Meta Ads hasta el cliente cerrado, pasando por la cualificación del lead y la venta. Todo lo que ves en esta guía está funcionando en negocios reales.
EL PROBLEMA
El AI Act ya está aquí: qué cambia para tu negocio desde agosto 2026
Desde el 2 de agosto de 2026, usar inteligencia artificial en tu empresa europea dejó de ser zona gris. El Reglamento de IA (AI Act) es ya exigible, y las multas alcanzan los 35 millones de euros o el 7% de tu facturación anual (se aplica la cifra mayor). Aunque las PYMEs tienen reducciones en las sanciones, el desconocimiento no exime del cumplimiento. Esta guía te da un checklist operativo inmediato: qué revisar, en qué orden, y cómo documentarlo sin invertir miles en consultoría legal. No sustituye a un abogado, pero te pone a salvo del 80% de los riesgos inmediatos.
Aviso legal obligatorio: Esta guía es información práctica de implementación, no asesoría jurídica. Para interpretaciones específicas de tu sector o validación final de documentos, consulta con un abogado especializado en protección de datos y normativa digital europea.
El flujo completo
1. Inventaria
Detecta qué herramientas de IA usas ya (ChatGPT, chatbots, generadores de imágenes...)
2. Declara
Añade avisos de transparencia en chatbots y etiqueta contenido generado por IA
3. Documenta
Crea el registro interno y la política de uso para tu equipo
4. Prepara 2027
Identifica si usas sistemas de alto riesgo para la siguiente tanda de obligaciones
VÍA RÁPIDA
Genera todo el sistema de cumplimiento con un solo prompt
Si tienes acceso a Claude Code, Cursor o similar, no necesitas crear las plantillas a mano. Copia y pega este prompt para que el agente genere todo el sistema de documentación AI Act para tu PYME:
Actúa como consultor de compliance digital especializado en AI Act para PYMEs europeas. Crea un sistema completo de cumplimiento del Reglamento UE 2024/1689 que incluya:
1. UNA PLANTILLA DE INVENTARIO DE IA: Tabla en formato Markdown/Notion con columnas para: Nombre de la herramienta, Tipo (chatbot, generativo, análisis), Categoría de riesgo según AI Act (prohibida, alto, limitado, mínimo), Departamento que la usa, Fecha de implementación, Medidas de transparencia aplicadas.
2. TEXTOS LEGALES LISTOS PARA USAR:
- Aviso de chatbot obligatorio para web (texto corto y largo)
- Declaración estándar para contenido generado por IA (redes sociales, blog, email)
- Pie de página legal para emails automáticos con IA
3. POLÍTICA INTERNA DE USO DE IA: Documento básico (2-3 páginas) para empleados sobre qué pueden usar, qué no, y cómo declarar el uso de IA en su trabajo.
4. CHECKLIST DE VERIFICACIÓN: Lista de 10 puntos para auditar el cumplimiento antes de febrero 2027.
Adapta todo para una PYME de menos de 50 empleados sin departamento legal propio. Usa español de España y referencias al AI Act.El agente generará carpetas organizadas con archivos .md o .txt. Guárdalos en tu Google Drive compartido con tu equipo y conviértelos a Notion si prefieres edición colaborativa.
REQUISITOS
Herramientas que necesitas (todas gratuitas o freemium)
Notion o Airtable
Para el inventario de sistemas de IA. Gratis para equipos pequeños.
notion.so o airtable.comGoogle Workspace
Para documentos de política interna y registros. Necesitas Drive y Docs.
workspace.google.comAcceso admin a tu web
Para insertar avisos de chatbot y pies legales (WordPress, Shopify, código fuente...)
Panel de admin de tu CMSn8n o Make (opcional)
Solo si quieres automatizar la detección de uso de IA en tu empresa.
n8n.io (autohosted gratis)¿Te trabas en algún paso? Lo vemos en una llamada desde 49€, con acciones por escrito.
Ver sesionesPASO 1
Inventario de IA: qué usas y qué riesgo tiene
El AI Act clasifica los sistemas de IA por niveles de riesgo. Para cumplir, primero debes saber qué tienes. Muchas empresas usan IA sin saberlo (ChatGPT en atención al cliente, herramientas de generación de imágenes para marketing, etc.).
Crea tu base de datos de inventario
Entra en Notion y pulsa 'Add a page' → 'Table'. Nombra la página 'Inventario AI Act'. Crea estas columnas exactas: **Herramienta** (texto), **Tipo** (select: Chatbot, Generativo texto, Generativo imagen, Análisis datos, Otro), **Riesgo AI Act** (select: Prohibido, Alto, Limitado, Mínimo, No aplica), **Área** (select: Ventas, Marketing, Atención cliente, RRHH, Operaciones), **Transparencia OK** (checkbox), **Fecha revisión** (date). Verás una tabla vacía lista para rellenar.
Mapea tus herramientas actuales
Revisa cada departamento y añade filas para: ChatGPT/Claude (si se usa para atención cliente), chatbots de la web (Intercom, Tidio, Zendesk IA), herramientas de generación de contenido (Midjourney, Canva IA), sistemas de scoring de candidatos (si usas IA en RRHH). Si solo usas IA para tareas internas sin decisión automatizada (escribir emails, traducir), márcalo como 'Mínimo'.
Atención con los sistemas prohibidos: Si usas IA para scoring social (puntuar a ciudadanos), reconocimiento emocional en trabajo/lugares públicos, o manipulación subliminal, detén su uso inmediatamente. Son las únicas prácticas totalmente prohibidas desde agosto 2026.
PASO 2
Transparencia: los avisos obligatorios
El AI Act exige que los usuarios sepan cuándo interactúan con IA. Esto aplica a chatbots que atienden clientes y a contenido generado por IA que publiques (imágenes, texto, video).
Implementa el aviso de chatbot
Si tienes un chatbot en tu web, debe declarar que es IA en su primer mensaje y siempre visible. Entra en la configuración de tu chatbot (Intercom, Tidio, etc.) y busca 'Greeting message' o 'Mensaje de bienvenida'. Añade este texto exacto al inicio: 'Soy un asistente virtual basado en inteligencia artificial. Te atenderé lo mejor posible, pero si lo prefieres puedo transferirte a un agente humano.' Guarda cambios y verifica en tu web que aparece el aviso antes de que el usuario escriba.
Soy un asistente virtual basado en inteligencia artificial. Estoy aquí para ayudarte, pero si prefieres hablar con una persona del equipo, escribe "operador humano" y te transferiré.Etiqueta tu contenido generado por IA
Para redes sociales, blog y emails: si usas ChatGPT, Midjourney o similar para crear contenido que publicas, añade una declaración. En Instagram/LinkedIn, añade al final de la descripción: 'Imagen generada con IA / Contenido creado con asistencia de IA'. En tu blog, añade un disclaimer al final del artículo: 'Este contenido ha sido creado con asistencia de herramientas de inteligencia artificial. Revisado y supervisado por el equipo editorial.'
PASO 3
Documentación básica: el registro interno
Debes poder demostrar que sabes qué IA usas y cómo la controlas. Esto protege a la empresa y al responsable de tratamiento (tú o tu DPO).
Crea la Política de Uso de IA Interna
En Google Docs, crea un documento llamado 'Política Uso IA - [Nombre Empresa]'. Escribe estas secciones: 1) Ámbito (quién aplica), 2) Herramientas aprobadas (lista del inventario), 3) Prohibiciones (no introducir datos personales de clientes en ChatGPT público, no usar IA para decisiones de contratación sin revisión humana), 4) Declaración de uso (los empleados deben marcar si usaron IA en un documento). Comparte en modo 'Cualquiera con el enlace puede ver' y envíalo por email a todo el equipo. Guarda un PDF firmado digitalmente por el responsable.
Registra el tratamiento ante AEPD (si aplica)
Si usas IA para decisiones que afectan a personas (scoring, selección CV, evaluación de empleados), debes registrarlo en la Agencia Española de Protección de Datos. Entra en https://www.aepd.es/, busca 'Registro de actividades de tratamiento' y sigue el proceso para añadir una nueva actividad marcando 'Se utilizan sistemas de inteligencia artificial'.
Fuente oficial: AEPD
Guía específica del regulador español sobre IA y protección de datos.
LAS MULTAS
Escalones de sanciones y protección PYME
El reglamento establece tres niveles de multas. Se aplica siempre la cifra mayor entre la cantidad fija y el porcentaje de facturación. Sin embargo, las PYMEs y startups tienen consideraciones especiales en el cálculo de las sanciones.
🚫
Prácticas prohibidas
Hasta 35M€ o el 7% de la facturación anual global. Aplica a manipulación subliminal, explotación de vulnerabilidades, scoring social.
⚠️
Incumplimiento obligaciones
Hasta 15M€ o el 3% de la facturación. Aplica a falta de transparencia, no cumplir con sistemas de alto riesgo, datos de entrenamiento inadecuados.
ℹ️
Información engañosa
Hasta 7,5M€ o el 1% de la facturación. Proporcionar información falsa o incompleta a los organismos reguladores.
Buena noticia para PYMEs: El reglamento especifica que las sanciones se aplican considerando la situación económica de la empresa. Las microempresas y startups tienen garantizado que las multas serán proporcionales y significativamente menores que para big tech, siempre que demuestren buena fe y esfuerzo de cumplimiento (tener este checklist hecho cuenta).
Artículo 99: Sanciones
Texto legal completo sobre infracciones y medidas correctoras en el AI Act.
ERRORES COMUNES
Qué falla típicamente y cómo evitarlo
¿Puedo usar ChatGPT normal para atender clientes sin más?
No. Si usas la API de OpenAI en tu chatbot, sí. Pero si usas ChatGPT Plus (la web) con acceso compartido al cuenta, estás violando los términos y el AI Act porque no hay trazabilidad ni control de datos. Debes usar la API o Azure OpenAI con acuerdo de tratamiento.
¿Necesito avisar si solo uso IA para correos internos?
No. La transparencia solo aplica cuando la IA interactúa con personas externas (clientes, ciudadanos) o cuando publicas contenido generado. Uso interno puro no requiere aviso público, aunque sí registro interno.
¿Qué pasa si no sé si mi herramienta es de 'alto riesgo'?
Consulta la lista oficial de la UE en artificialintelligenceact.eu. Por ahora, la mayoría de herramientas de marketing y chatbots son 'riesgo limitado'. El alto riesgo afecta a sectores críticos: salud, educación, seguridad, justicia, recursos humanos (selección masiva).
¿El checklist me protege legalmente?
Te protege de la negligencia grave. Demuestra diligencia (que te has puesto al día), lo cual reduce la sanción o puede evitarla en casos menores. Pero si haces algo prohibido (manipulación), el checklist no sirve de excusa.
PREPARA 2027
Sistemas de alto riesgo: lo que viene
Las obligaciones más pesadas (auditorías, registros técnicos, supervisión humana constante) aplican a sistemas de alto riesgo y se cierran en 2027. Si tu PYME crece hacia sectores regulados o usas IA para decisiones importantes sobre personas, prepárate ya. Para la parte de chatbots y voicebots, tienes las obligaciones concretas desglosadas en este checklist del AI Act para pymes.
Identifica si usas alto riesgo
Revisa tu inventario. Marca como 'Alto riesgo' cualquier IA que: evalúe candidatos de trabajo masivamente, califique exámenes o estudiantes, evalúe solicitudes de crédito, o use datos biométricos. Si tienes alguno marcado, contrata asesoría legal especializada antes de febrero 2027.
Cronograma oficial de implementación
Fechas exactas de entrada en vigor de cada parte del reglamento.
VALOR PRÁCTICO
Qué puedes hacer ahora con esto
📋
Auditoría express esta tarde
Pasa el checklist a cada jefe de departamento y reúne el inventario completo en 2 horas. Tendrás el mapa de riesgo real de tu empresa antes de cenar.
🤖
Legalizar tu chatbot existente
Añade el aviso de transparencia a tu Tidio/Intercom hoy mismo y actualiza la política de privacidad. Cumples el 90% de las obligaciones de transparencia en 15 minutos.
📄
Plantilla para clientes
Si eres agencia o consultor, usa este mismo sistema para ofrecer 'Auditorías AI Act' a tus clientes. Es un servicio nuevo que puedes empaquetar y vender mañana.
Recuerda: Este checklist cubre el cumplimiento básico para PYMEs con sistemas de riesgo limitado. Si operas en sectores críticos (sanidad, banca, educación, seguridad) o usas IA para decisiones totalmente automatizadas sobre personas, necesitas revisión legal específica más allá de esta guía.
Si quieres ir más rápido
Sistemas de conversión que funcionan, no demos de IA
Soy Martin Reche. Hemos construido sistemas de conversión para más de 50 negocios: desde el anuncio en Meta Ads hasta el cliente cerrado, pasando por la cualificación del lead y la venta. Todo lo que ves en esta guía está funcionando en negocios reales. Si quieres aplicarlo a tu caso, lo vemos en una llamada: te digo qué montar, con qué y en qué orden, y te lo dejo por escrito. Y si prefieres que lo montemos por ti, eso es NovaChat.
Sistemas de conversión
Del anuncio al cliente cerrado: captación, seguimiento y venta en un solo flujo que funciona.
Cualificación de leads
Cada contacto se filtra, se atiende y se lleva a la venta sin que nadie lo persiga a mano.
Agentes de IA que atienden y venden
Voz, WhatsApp, web e Instagram: responden, cualifican y cierran citas 24/7.
Consultoría 1:1
Desde 49 €: te digo qué montar, con qué y en qué orden, por escrito.
Consultoría 1:1 · Google Meet
Una llamada y sales sabiendo qué hacer y qué no
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